1. Mục đích sử dụng
- Phù hợp dùng cho quản lý nhiều công việc ( hàng trăm công việc) có tính chu kỳ ví dụ 2 ngày 1 lần, tuần 1 lần, 2 tháng 1 lần...
- Có thể theo dõi được công việc nào đang bị trễ nhất sẽ ưu tiên hiển thị đầu tiên hoặc theo thứ tự ưu tiên cao nhất, những công việc nào trong ngày hôm đó cần thực hiện...
- Chỉ cần nhập 1 số dữ liệu đơn giản vào phần Data các thông số: Task, Start plan, WD, Repeat, Unit, Priority, và những ngày bạn hoàn thành công việc là có thể tính toán ra kế hoạch và quản lý công việc hiệu quả.
Link download file excel:
https://drive.google.com/file/d/1h35Vcdd7n-2lid2jKE59bZ9JfiRxBXhA/view?usp=share_link
2. Giới thiệu giao diện excel
Có 2 phần chính:
a. Phần lịch công việc (Sheet Task)
Phần bên trái này để hiển thị các công việc cần thực hiện thứ tự ưu tiên sẽ theo cột số thứ tự stt
- Start: là ngày bắt đầu công việc
- WD: là số ngày cần để thực hiện công việc
- Unit: D (ngày), W( tuần), M (tháng) là đơn vị để tính chu kỳ công việc cần phải lặp lại
- Stop: là ngày kết thúc công việc
- Last Finish: là ngày thực hiện cuối cùng của công việc: ví dụ công việc A kế hoạch là thực hiện ngày 1/1 nhưng thực tế ngày 3/1 mình mới làm thì Last Finish là ngày 3/1
- Rep: là thời gian lặp lại theo đơn vị ở cột Unit, Rep =0 có nghĩa là công việc này chỉ làm 1 lần ko lặp lại
- Delay: là số ngày trễ của công việc
- Nút nhấn Focus: Khi nhấn nút này sẽ sắp sếp các công việc có mức ưu tiên cao nhất
* Cách tính điểm ưu tiên = Mức độ ưu tiên + Số ngày trễ của công việc x Mức độ ưu tiên
ví dụ: công việc A mình ưu tiên là 1 là mức thấp nhất, trễ 5 ngày thì điểm ưu tiên sẽ là 6; công việc B mức ưu tiên là 6, trễ 1 ngày thì ưu tiên sẽ bằng 12
- Nút nhấn Today: Khi nhấn nút này sẽ sắp sếp các công việc của ngày hôm đó cần làm, và sắp sếp theo thứ tự điểm ưu tiên cao nhất lên đầu tiên.
* Phần lịch được hiển thị 31 ngày
- Màu xanh dương là ngày hôm nay
- Màu tím là màu hiển thị những công việc đang bị trễ
- Màu xanh lá cây là những công việc kịp tiến độ
- Màu đen là những ngày đã thực hiện
- Nút nhấn lên xuống: để chọn ngày tháng năm hiển thị ở lịch
b. Phần dữ liệu đầu vào (Sheet Data)
- Finish day: thời gian kết thúc cuối cùng của công việc được tính bằng ngày của lần thực hiện công việc gần nhất khi ta nhập vào ở phía bên phải.
- Cal day: là ngày để dùng để tính toán, những phần đậm màu hơn là dùng công thức ta không cần nhập dữ liệu vào
Chúng ta cần nhập dữ liệu vào data thì công việc sẽ được hiển thị vào bên phần
Tương tự bên phần lịch
- Task: là phần điền tên công việc
- Start plan: Ngày bắt đầu công việc
- WD: Là số ngày thực hiện công việc
- Stop plan: Là ngày kết thúc công việc
- Repeat: là số ngày muốn lặp lại công việc theo đơn vị ở cột Unit- Unit: D (ngày), W( tuần), M (tháng) là đơn vị để tính chu kỳ công việc cần phải lặp lại
- Priority: là số mức ưu tiên số càng lớn mức ưu tiên càng cao
- Finish day: thời gian kết thúc cuối cùng của công việc được tính bằng ngày của lần thực hiện công việc gần nhất khi ta nhập vào ở phía bên phải.
- Cal day: là ngày để dùng để tính toán, những phần đậm màu hơn là dùng công thức ta không cần nhập dữ liệu vào
- Toay: là phần tính toán data để tìm ra công việc cần thực hiện trong ngày khi ta bấm vào nút TODAY
- Delay: là phần tính toán ngày trễ của công việc
- Point: Điểm ưu tiên dùng để tính ra điểm ưu tiên bằng thông số delay và mức ưu tiên
Phần đậm màu là phần công thức ta không cần phải nhập dự liệu vào.